Upptäck innovationer, nyheter och få inspiration för din inköpsresa.

Juni 2024

Under mina många år inom upphandling har jag insett att behov ofta är viktigare än specifika krav för att nå mål och långsiktiga värden. Trots det har jag oftast pratat om att hantera krav istället för att fokusera på och beskriva de behov som gör att ett inköp blir precis det som man förutsett. Vi börjar i fel ända och styr ofta från förutfattade meningar. Om vi istället fokuserar på att beskriva behoven i form av effektmål skapar vi en mer flexibel och resultatdriven process som gynnar alla parter.

Ta vara på innovativa behov

Att utgå från behoven innebär att vi först identifierar vad vår verksamhet och våra slutanvändare verkligen önskar, behöver och varför, och därmed vårt mål med inköpet. Önskningar är ”nice to have” som inte behöver kosta extra, även om de inte är helt nödvändiga. Behov ska vara skarpare men kan ha olika uppfyllnadsgrad.
Behov kan och ska ansätta olika kriterier för att beskriva hur viktiga de är för verksamheten. Vi måste uppfylla och förmedla de främsta behov och effektmål som öppnar upp för kreativa lösningar och innovationer från leverantörer som annars förbises. Det är inte möjligt om vi bara specificerar detaljerade ska-krav som de måste uppfylla. Kraven tenderar att begränsa leverantörerna till våra förutfattade lösningar, medan en behovsorienterad ansats låter dem använda sin expertis för att möta våra verkliga behov på bästa möjliga sätt.

Fokus = Engagemang

När du som inköpare fokuserar på behoven skapar det ett helt annat engagemang från interna intressenter och kravställare. När du som kravställare uppmanas att uttrycka dig dina och slutanvändarens behov försvinner låsningen mellan inköpare och kravställare. Inte sällan har jag mötts av intressenter som försöker skriva sina krav som SKA krav för att förhindra att inköp handlar upp undermålig kvalitet bara för att spara initial kostnad. Det är en missuppfattning mot de flesta inköpare, men det är ett resultat av kravfokuserade upphandlingar med pris som främsta skiljefaktor mellan anbud.

Glädje i vardagen

Vem blir inte positiv om man får arbeta med att beskriva verksamhetens behov och önskemål? Att jag som inköpare kan hjälpa dem att prioritera viktighet mellan dem och erbjuda dem att vara delaktig i att utvärdera dem mot kostnad och ett långsiktigt mål gör skillnad. Öppenheten för funktionella alternativ blir mycket större om teamet får värdera uppfyllnad av behov och kostnad. Verkligheten må vara att vi sällan, varken i vårt arbete eller privat, kan ”go all in” utan att vi måste jämka mellan olika behov mot deras vikt och vad budgeten tillåter, men det hindrar inte att det är dags att ta nästa steg för ett bättre inköp. Olika intressenter har olika prioriteringar och deras krav kan till synes vara oförenliga, men önskemålen måste och kan jämkas ihop.

ALLA parter vinner

Behovsfokuserad upphandling skapar en mycket bättre intern samverkan mellan inköp och olika kravställare i organisationen. Att arbeta med behov leder ofta till bättre anpassade lösningar, högre kvalitet och kostnadseffektivitet. Det är även den bästa vägen till ett ökat samarbete mellan köpare och leverantör, där båda parter arbetar mot gemensamma mål.
Att fokusera på, och kommunicera kring behov istället för krav i upphandling skapar en mer dynamisk, effektiv och partnerskapsinriktad process som ger bättre resultat både på kort och lång sikt.

Januari 2024

John Murray håller presentationen  "Lösningar för offentlig sektor" om hållbarhet inom upphandling den 24 januari klockan 14.00 på Upphandlingsdagarna på Kistamässan i Stockholm. Nyttiga kunskaper och tips, samt möjlighet att diskutera. efteråt  

Han kommer bland annat att prata om att de flesta företag har kommit långt med Scope 1, egen förbränning och Scope 2, inköpt energi, för minskad Carbon footprint. MEN de stora utsläppen kommer främst från Scope 3, inköpta varor och tjänster. Gott arbete görs med leverantörskvalificeringar och klassisk kravställning. Mindre ofta värderas skillnader för att premiera högpresterande leverantörer före medel och lågpresterande, i konkurrens där alla klarar kvalificeringskraven.
Samverkan mot ett högre mål i samförstånd leder mycket längre än enbart krav och piska. Men många famlar och vet inte hur de ska angripa området. Hållbarhetsavdelningar och inköpsavdelningar utnyttjar inte sin gemensamma kraft, så som är möjligt. 

Välkommen lyssna på honom och kontakta oss i ProTenderings monter 24 januari på Upphandlingsdagarna,

December 2023

Utbildningsansvariga och/eller utbildare har i posten fått en tidig julklapp, vår nylanserade kurslitteratur ”Upphandlingsmetoder för värdebaserade, kvalitets- och innovationsdrivna inköp. Plus lite till”. En bok som vi är stolta över och har skrivit för att nästa generations upphandlare/inköpare ska inspireras och få genuin kunskap i inköpets spännande konst. 

Bakgrunden till boken är att det har saknats sammansatt litteratur om upphandlingshantverket och inköparnas vardag. Det finns mängder skrivet om strategiskt arbete inom Supply Chain och Category Management men väldigt lite om vardagsarbetet med just upphandlingar i form av behovskartläggning, kravhantering, kravformulering och anbudsutvärdering. 

Boken finns såklart ute i handeln, t ex på Adlibris och Bokus.

September 2023

Vi på ProTendering ställde ut på DI Inköp 2023 och tillsammans med er blev det en fantastisk och intensiv dag. 

Det blev många givande samtal som vi måste fortsätta. Vilka verktyg behöver ni, för att leda er affär mot lägsta TCO i stället för lägsta inköpspris? 

September 2023

Tillsammans med er alla, har vi haft två fantastiska dagar. Vi har bytt erfarenheter med de erfarna, de nyfikna och alla som vill ta nästa steg för det mest relevanta inköpet. Tack för att ni utmanade, utmanades och för nya spännande möjligheter.

September 2023

Möt oss på Mötesplats Offentliga Affärer den 27-28 september i Stockholm, vi finns i ProTenderings monter nummer 03, eller varför inte en fika eller lunch. Hör av er till Peter Sandberg och John H Murray, eller kom förbi montern

Vi hoppas att vi kommer att dela kunskap och spännande diskussioner under ett par fullspäckade dagar. Vi vill väcka ditt intresse av utvecklande kravhantering, bättre dialoger med kravställare och avsevärt bättre utvärderingsmodeller i dina upphandlingar. Vem vet vi kanske kommer att samtala om helt nya områden och metoder som du inte använt i dina upphandlingar. Framför allt vill vi bidra, i vårt samtal med att du kommer att utveckla inköp med verkliga värden för din verksamhet utöver besparingar på pris. Kan vi väcka ditt intresse och dela erfarenhet för en riktigt bra upphandling? 

September 2023

Den viktigaste nyheten i den här senaste release 1.2 är att användbarheten med sökfraser utvidgas ytterligare, med kopiering av projektspecifika sökfraser. Nu kan du kopiera sökfraser från ett projekt till ett annat, för att slippa definiera dem igen. Det spar tid i vardagen. Det finns också möjlighet att kopiera projektspecifika eller användarspecifika sökfraser från en användare till en annan via fritt vald texteditor, om man vill använda samma sökfraser i en organisation, utan att behöva definiera dem manuellt.

Peter Sandberg, en av grundarna till Protendering:
”Jag är stolt över våra programmerare som har lyckats hitta lösningar som gynnar alla i företagen, från de som hanterar effektivare TCO och till de som behöver mer tid i arbetsvardagen.”

Man kan naturligtvis som tidigare använda och spara sökfraser. Antingen som användarspecifika, tillgängliga för varje enskild användare i alla dennes projekt eller som projektspecifika, enbart tillgängliga för det specifika projektet de skapades i. 

Fler nya fördelar:

Versionshantering
Det finns en säkerhetsfunktion för att användaren inte ska riskera att förlora någon data vid arbete i olika versioner av programvaran. Det är inte längre är möjligt att ett projekt öppnas i en version av programmet som är äldre än den projektet skapades med.

Intuitiva felmeddelanden
Dialoger för felmeddelande är intuitiva för användaren.  Exempelvis, meddelanden till leverantörer i svarsformuläret beskriver tydligt vad de förväntas göra respektive inte får göra. Vi har uppdaterat och förbättrat layouten på den rådata som exporteras för de som vill göra djupare upphandlingsanalys och presentera den samma.

Formatering från World
Import av rubrikformateringar från dokument följer Word standard. Säkerhetsmeddelande vid stängning av projekt för att spara och därmed undvika dataförlust har förbättrats. Likaså validering av det som importeras.

Tooltips
Du kan hitta mycket information i funktionen ”tooltips” i startrutan som öppnas när man öppnat programmet.

Juni 2023

ProTenderings mission är att förbättra inköp och upphandling radikalt. Att skapa ett digitalt verktyg för betydligt bättre kravhantering är det stora steget. Men utan god kunskap får man inte ut det bästa ur någonting. Därför kände John Murray och Peter Sandberg ett behov av att dela med sig av sina seniora erfarenheter och kunskaper till både nya i yrket och alla som vill ta ett steg framåt i sin yrkeskunskap. Boken heter "Upphandlingsmetoder; för värdebaserade, kvalitets- och innovationsdrivna inköp. Plus lite till." och finns att beställa bland annat på Ad Libris. 

April 2023

ProTendering var representerade på Elektronikmässan i Göteborg 2-3 april både som utställare och som talare. John Murray höll ett uppskattat anförande om hållbarhet i upphandling. 

Vår monter var välbesökt och programmet ProTendering rönte stort intresse. 

Mars 2023

En ny funktion hos ProTendering är möjligheten att skapa egna sökraser. Du kan skapa de som passar dig, ditt företag eller för projekt. Det är mycket användbart till exempel inom områden med företags- eller branschspecifika uttryck och behov. Det finns många möjliga användningsområden. De standardiserade sökfraserna finns naturligtvis kvar som tidigare.